Metodhyllan
Metoder / 4L

4L

Ett nyanserat sätt att se tillbaka på en period. Fyra frågor ger både uppskattning, lärdomar och det som saknades.

Syfte
Skapa gemensam bild
Fas
Förstå
Tid
Cirka 1h
Deltagare
Minst fyra
Material
Fyra affischer eller kolumner, lappar, pennor

Ett sätt att se tillbaka på en period utan att det blir för negativt. Gruppen går igenom en avslutad period, till exempel en sprint, ett projekt, en utbildning eller en konferens, utifrån fyra frågor: vad som gillades (Liked), vad man lärde sig (Learned), vad som saknades (Lacked) och vad man längtade efter (Longed for). Frågorna ger en nyanserad återkoppling eftersom de handlar om att ta reda på fakta snarare än att genast hitta lösningar.

image Liked, Learned, Lacked, Longed for.

1.0Metoden passar när

  • ni vill samla in, dela och utforska återkoppling på en avslutad period, till exempel iterations- och projektretrospektiv eller utvärdering av utbildningar och konferenser.
  • ni vill ha en mer neutral och bredare återkoppling än Start, Stop, Continue, och belysa både det positiva och det negativa på ett sakligt sätt inför nästa period.
  • ni vill få fram kunskapsluckor i teamet. Det leder ofta till att någon säger "jag visste inte att du inte visste det".
  • det finns en gemensam period som deltagarna har varit med om, och ett tryggt samtalsklimat. Sessionen handlar inte om att hitta skyldiga.
  • ni lägger till ett eget åtgärdssteg efteråt, eftersom formatet samlar fakta och inte tar fram lösningar direkt, och frågan gäller saker som teamet kan påverka.
  • ni är efter en större förändring, eller i ett etablerat team som vill ha djupare samtal, eller behöver ett allmänt återkopplingsverktyg för processer som upprepas.

2.0Förbered

  • Rita fyra affischer eller fält på en whiteboard med rubrikerna Liked, Learned, Lacked och Longed for. Ha lappar och pennor, gärna en lappfärg per L.
  • Ha en timer för varje steg.
  • Bestäm vilken period retrospektiven gäller. För team utan sprintar kan frågorna formuleras som "sedan förra retrospektiven".
  • Skicka gärna dagordningen i förväg och säg att sessionen är en trygg plats.

3.0Genomförande

Grundformatet bygger på World Café och passar minst fyra deltagare.

  1. Häng upp fyra affischer i rummet, en per L, med rubriker. Förklara kategorierna:
    • Liked: det man uppskattade, i processen, projektet eller någons insats.
    • Learned: det som individen eller teamet lärde sig under perioden.
    • Lacked: det som saknades eller kunde ha gjort processen bättre, från utrustning till kunskap.
    • Longed for: det som hade gjort processen smidigare, en "om vi bara hade..."-tanke som har en mer känslomässig vinkel och riktar sig framåt, medan Lacked ser bakåt.
  2. Var och en skriver enskilt, en sak per lapp, för varje L. Efter 3-4 minuter sätter deltagarna tyst upp lapparna på affischerna.
  3. Dela gruppen i fyra undergrupper och ge varje undergrupp en affisch. De läser alla lappar, grupperar dem och tar fram teman.
  4. Varje undergrupp redovisar sina teman.
  5. Hela gruppen bestämmer hur underlaget ska användas, till exempel genom att fråga hur man kan hantera det som saknades eller som man längtade efter.

Valfritt tillägg: ett galleriväggsvarv efter steg 3, där alla går runt och läser de tre andra affischerna. Vill gruppen prata sig fram i stället för att skriva enskilt kan varje undergrupp diskutera ett L tillsammans och sedan rotera till de andra affischerna för att fylla på. Vid ont om tid går det att använda två eller tre av de fyra L, men ta alltid med Longed for.

Gränsen mellan Lacked och Longed for beskrivs olika. En beskrivning är att Lacked är saker som saknades och kunde ändras snabbt, och Longed for teamets ouppfyllda önskemål för framtiden.

4.0Tips

  • Håll tiden, håll samtalet på ämnet och se till att all återkoppling tas upp.
  • Säg tydligt att syftet inte är att hitta skyldiga och att sessionen är en trygg plats. Om perioden var pressad kan det vara bra att säga det öppet innan ni börjar.
  • Enskilt, tyst skrivande innan något sägs högt hjälper tystare och dominanta deltagare. Anonyma lappar i ett digitalt verktyg som GroupMap är ett sätt att låta tystare deltagare komma till tals, och Retrium är gjort för distribuerade team.
  • Ge ostörd reflektionstid och be deltagarna lägga undan telefoner och datorer.
  • Fokusera på saklig reflektion snarare än känslor. Ett annat synsätt är att Liked och Learned ger både känslomässig och saklig återkoppling och att blandningen är en styrka.
  • Pressa inte fram lösningar under insamlingen.
  • Börja med en åtgärd per lista, eftersom färre åtgärder oftare blir gjorda. Stryk inte Longed for om färre L används.
  • Varje uppföljning ska ha en ägare innan sessionen avslutas. Om ingen anmäler sig tar den som lyfte frågan ansvaret.

5.0Varianter

Digitalt

Passar ett distribuerat team efter en sprint eller ett projekt. Teamet och en facilitator deltar, och ledning och kundansvariga i sista steget. 1h. Du behöver ett videomöte, till exempel Google Meet, och en digital tavla, till exempel Miro, med fyra kvadranter, lappar och röstning. Ett verktyg med färdig retromall och timer per fas kan styra faserna, med valfri isbrytare, tyst reflektion, gruppering, punktröstning och åtgärder kopplade till Jira eller GitHub.

  1. Introduktion, 5 minuter. Förklara de fyra L, upplägget och vad sessionen ska ge, och sätt tonen.
  2. Insamling, 15-20 minuter. Deltagarna skriver lappar under varje L på den digitala tavlan.
  3. Gruppering, 10 minuter. Lapparna grupperas i teman, till exempel planering, teknik, ledarskap eller kommunikation.
  4. Prioritering, 10 minuter. Deltagarna röstar på det viktigaste att göra något åt.
  5. Nästa steg, 10 minuter. Ägare utses för de prioriterade punkterna, och teamet stämmer av med ledning och planerar genomförandet i nästa sprint.

Loved/Loathed

Passar när teamet vill knyta reflektionen till konkreta händelser under perioden. Samma idé med andra ord: Loved, Loathed, Longed for och Learned. 2 till 8 deltagare, 5 minuters förberedelse och cirka 1h, där stegen summerar till 45 minuter. Du behöver ett dokument eller en tavla med sex kolumner, fysiskt eller digitalt (till exempel Confluence, Trello eller Whiteboards): Milestones, Loved, Loathed, Longed for, Learned och Actions.

  1. Förbered teamet och dokumentet, 5 minuter. Skapa de sex kolumnerna, kom överens om perioden och sätt spelreglerna: sessionen handlar om vad som fungerar, inte om skuld, och är en trygg plats.
  2. Reflektera över viktiga händelser, 10 minuter. Alla lägger in milstolpar i kolumnen Milestones, till exempel uppnådda mål, firanden, nya kollegor och händelser i organisationen.
  3. Fyll i de fyra L, 10 minuter. Förklara kategorierna. Alla skriver Loved, Loathed, Longed for och Learned för varje milstolpe.
  4. Diskutera åtgärder, 10 minuter. I helgrupp eller smågrupper väljs en åtgärd som tar bort något i Loathed och en som förstärker något i Loved.
  5. Redovisa och dokumentera, 10 minuter. Grupperna redovisar. Skriv ner vem som gör vad och när.

6.0Efter sessionen

  • Dokumentera åtgärderna med ägare och datum.
  • Dela den färdiga tavlan och en sammanfattning av de viktigaste slutsatserna.
  • Punkter kan föras in som ärenden eller berättelser i en backlogg.
  • Upprepa regelbundet, till exempel kvartalsvis eller efter varje projektcykel. Antalet punkter under Lacked och Longed for bör minska när man kör metoden igen efter att ha gjort förändringar. Det är ett påstående från verktygsleverantörer, inte ett uppmätt resultat.
  • Samma ämnen kan återkomma i retrospektiver under lång tid. Att följa upp om en punkt återkommer, och om den ligger inom teamets kontroll, är därför ett sätt att utvärdera.
Bakgrund och källor

Definition och avgränsning

  • Start, Stop, Continue: en retrospektiv med tre frågor som direkt leder mot beslut. Parabol beskriver 4L som mer neutral och mer inriktad på att samla fakta.
  • Sailboat: en retrospektiv som använder en bild (vind, ankare, klippor, ö) i stället för fyra kategorier.
  • World Café: en samtalsmetod med bordsrotation. Grundformatet av 4L beskrivs av upphovspersonerna som en variant av World Café, där delar av rummet ägnas åt ett ämne var.
  • Derby och Larsens fem faser för retrospektiver (Agile Retrospectives, 2006): sätt scenen, samla data, skapa insikter, bestäm vad som ska göras, avsluta. 4L är främst en teknik för att samla data och behöver kompletteras med de andra faserna. Fasindelningen har inte kontrollerats mot boken i den här sökningen.
  • Atlassians 4L (Loved, Loathed, Longed for, Learned) delar namn och struktur men byter Liked och Lacked mot Loved och Loathed, vilket gör två av frågorna mer känsloladdade.

Ursprung

Gorman och Gottesdiener beskriver i ett blogginlägg på EBG Consultings blogg Product Agility, daterat 24 juni 2010, att Mary Gorman nämnde en tredelad variant (Liked, Lacked, Longed for) som hon använt på en retrospektiv, vid evenemanget Deep Agile. Personer twittrade om den och den spreds på nätet. Inlägget beskriver sedan den fyrdelade varianten. Vilket år Deep Agile-evenemanget hölls anges inte på sidan.

En annan källa, Steven Thomas (2015), anger att Terry Densmore föreslog 4L i ett blogginlägg hos VersionOne den 17 oktober 2013. Det inlägget har inte kunnat läsas. Eftersom Gorman och Gottesdieners inlägg är daterat tre år tidigare, och de flesta källor (Parabol, Draft, Boardmix) anger dem som upphovspersoner, är det troligast att Densmore spred en befintlig teknik. Det är en slutsats från datumen, inte bekräftat av en oberoende källa.

Exempel

  • En kommentar till Gorman och Gottesdieners inlägg beskriver en Halloweenvariant med en häxkittel (Learned), godis (Liked), en kista (det man vill bli av med) och en pumpa (Longed for).
  • Code Your Future använder 4L som återkommande övning för sina deltagare (personal-development.codeyourfuture.io, endast sökresultat läst).

Forskning om effekt

Oberoende studier av 4L saknas. Sökningen hittade inga referentgranskade studier av tekniken. Påståenden om att den fungerar kommer från verktygsleverantörer och bloggar.

Forskning om retrospektiver i allmänhet:

  • Lehtinen, Itkonen och Lassenius (2017), Empirical Software Engineering 22(5): longitudinell fallstudie av 37 retrospektiver på teamnivå under nästan tre år i en stor, distribuerad agil mjukvaruorganisation. De flesta samtal rörde sådant som låg nära teamet och som det kunde påverka. Samtalen kunde påverkas av deltagarnas förutfattade meningar och speglade, när de inte stöddes av data, ibland starka åsikter snarare än verkligheten. Vissa ämnen återkom länge, antingen för att de naturligt dyker upp igen eller för att teamet inte kunde lösa dem.
  • Dingsøyr, Mikalsen, Solem och Vestues (2018), XP 2018: longitudinell fallstudie av retrospektivrapporter i ett storskaligt agilt projekt, med 109 frågor och 36 åtgärdspunkter. De flesta frågor gällde lärande och förbättring på teamnivå.

Användning i offentlig sektor och vård

Sökningen hittade inga namngivna tillämpningar i offentlig sektor eller vård, och ingen svensk eller nordisk källa. Inga etablerade svenska namn på de fyra kategorierna hittades.

Kritik och begränsningar

  • Formatet ger underlag men inga beslut. Åtgärdssteget måste läggas till, vilket Open Practice Library och Atlassian gör med röstning och ägare.
  • Gränsen mellan Lacked och Longed for är otydlig och beskrivs olika av olika källor (Parabol, Echometer). Deltagare kan behöva hjälp att skilja dem åt.
  • Retrospektiver i allmänhet riskerar att domineras av åsikter utan stöd i data och att återkomma till ämnen teamet inte kan påverka (Lehtinen m.fl. 2017).

Händelser i tidsordning

  • 2006: Esther Derby och Diana Larsen ger ut Agile Retrospectives med fem faser för retrospektiver (allmänt känt, ej kontrollerat mot boken här).
  • Före eller under 2010: Mary Gorman nämner tre L vid Deep Agile.
  • 24 juni 2010: Gorman och Gottesdiener publicerar "The 4L's: A Retrospective Technique".
  • 17 oktober 2013: Terry Densmore skriver om 4L hos VersionOne (enligt Thomas 2015, ej läst).
  • 30 mars 2015: Steven Thomas anpassar frågorna till team utan sprintar.
  • 2016 till 2017: Lehtinen, Itkonen och Lassenius publicerar sin studie av 37 retrospektiver.
  • 2018: Dingsøyr m.fl. publicerar sin studie av retrospektiver i storskalig agil utveckling.
  • 8 oktober 2021: Open Practice Library publicerar ett digitalt upplägg på 1h (Sherri Scheurich).

Källor

  • Gorman, Mary och Gottesdiener, Ellen. "The 4L's: A Retrospective Technique". EBG Consulting, Product Agility, 24 juni 2010. https://www.ebgconsulting.com/blog/the-4ls-a-retrospective-technique/
  • Scheurich, Sherri. "4Ls Retrospective". Open Practice Library, 8 oktober 2021, CC BY-SA 4.0. https://openpracticelibrary.com/practice/4ls-retrospective
  • Atlassian. "4 L's retrospective technique". Team Playbook, odaterad. https://www.atlassian.com/team-playbook/plays/4-ls-retrospective-technique
  • Parabol. "4Ls: Liked, Learned, Lacked, Longed for". Odaterad mall. https://www.parabol.co/templates/4ls-liked-learned-lacked-longed
  • Thomas, Steven. "4Ls Retro Format: Liked, Learned, Lacked, and Longed for". It's a Delivery Thing, 30 mars 2015. https://itsadeliverything.com/4ls-retro-format-liked-learned-lacked-and-longed-for
  • Lehtinen, Timo O. A., Itkonen, Juha och Lassenius, Casper. "Recurring opinions or productive improvements: what agile teams actually discuss in retrospectives". Empirical Software Engineering 22(5), 2017, s. 2409 till 2452. https://doi.org/10.1007/s10664-016-9464-2 (sammanfattningen läst)
  • Dingsøyr, Torgeir, Mikalsen, Marius, Solem, Anniken och Vestues, Kathrine. "Learning in the Large: An Exploratory Study of Retrospectives in Large-Scale Agile Development". XP 2018. https://arxiv.org/abs/1805.10310 (sammanfattningen läst)
  • Echometer. "4L Retrospective Template". https://echometerapp.com/en/4l-retrospektive-template (endast sökresultat läst)
  • Creately. "How to Run a Remote Retrospective". https://creately.com/blog/remote-working/retrospective-meetings-online/ (endast sökresultat läst)
  • Smartsheet. "How to Run a Results-Oriented Retrospective Step by Step". https://www.smartsheet.com/content/how-to-run-retrospective (endast sökresultat läst)
  • Code Your Future. "4 L's Retrospective". https://personal-development.codeyourfuture.io/additional-resources-for-trainees/4-ls-retrospective (endast sökresultat läst)