Open Space Technology

1.0Metoden passar när

• ni har en gemensam, komplex utmaning eller en konflikt, och vill skapa handling, energi och delat ledarskap genom att låta gruppen organisera sig själv.
• ni har ett tydligt och engagerande tema. Det är det viktigaste kravet.
• deltagandet är frivilligt, alla vet i förväg vad de ger sig in på och ingen avbryts av andra programpunkter.
• den som leder kan släppa kontrollen över agenda och resultat.

2.0Förbered

• Formulera temat som början på en spännande berättelse: tillräckligt tydligt för att visa riktningen, tillräckligt öppet för att gruppens fantasi ska få plats.
• Skicka en inbjudan i förväg, så att deltagarna vet vad de ger sig in på.
• Ordna ett rum som rymmer hela gruppen i en ring, utan bord men med flyttbara stolar. Mitten av ringen är tom, med papper, pennor och tejp.
• Ha en lång tom vägg där hela gruppen kan stå framför, högst tre till fyra led djupt. Dela in väggen i tider om mötet är längre än en dag.
• Ha en lista över lokaler och platser där samtalen kan hållas, och gör plats på agendan för många samtal. Cirka tre av tio deltagare föreslår ett samtal, alltså cirka 15 samtal för 50 deltagare.
• Skriv de fyra principerna och lagen på ett stort papper som kan sitta uppe.
• Ha mikrofon för grupper över 40, och ett sätt att dokumentera samtalen löpande, till exempel några datorer där varje sammankallande skriver in resultatet.
• Ha fika och mat framme hela tiden, så att ingen paus behöver avbryta ett samtal.

3.0Genomförande

Från 1.5h till tre dagar.

1. Öppning. Håll den informell. En grupp som inte känner varandra kan presentera sig med namn och en kort berättelse ur livet. Undvik detaljerade isbrytare, de sätter fel ton.
2. Presentera temat och väggen. Ställ dig i mitten av ringen, säg temat och visa den tomma väggen. Säg: "Det här är agendan. Den finns inte förrän ni skapar den." Gör en kort paus.
3. Presentera de fyra principerna och lagen:
   • De som kommer är de rätta personerna.
   • Det som händer är det enda som kunde ha hänt.
   • När det börjar är rätt tid.
   • När det är över är det över.
   • Lagen om två fötter: den som varken lär sig något eller bidrar går vidare till ett annat samtal, efter att ha visat respekt för dem som är kvar.
4. Ställ frågan: "Vilka frågor och möjligheter kring temat brinner du för och är beredd att ta ansvar för?" Den som har ett ämne skriver en kort rubrik och sitt namn på ett papper, ställer sig upp, läser rubriken och tejpar upp papperet på väggen. Den som sätter upp ett ämne sammankallar och dokumenterar samtalet. Fortsätt tills alla som vill har satt upp sina ämnen. Låt ingen börja diskutera ämnena ännu.
5. Var och en som har ett ämne skriver tid och plats på sitt papper och flyttar det till rätt del av väggen.
6. Marknadsplatsen. Alla går fram till väggen och skriver upp sig på de samtal de vill gå till, så många de vill. Det blir stökigt, och det är bra. Den som vill gå på två samtal samtidigt ber de sammankallande att slå ihop dem eller byta tid. Annars får man välja.
7. Samtalen pågår. Den som sammankallat skriver in resultatet i dokumentationen. Skriv gärna ut varje rapport och sätt upp den på väggen, så att alla ser vad som händer medan det händer.
8. Vid flera dagar: korta morgonmeddelanden om vad som händer, var och när, och kvällsnyheter där deltagarna frivilligt berättar vad som hänt under dagen.
9. Avslut. Sitt i en ring utan podium. Gå runt och låt den som vill säga vad som var viktigt och vad hen tänker göra. Säg tydligt att ingen måste säga något. I en mycket stor grupp kan två eller tre personer frivilligt säga något.

4.0Tips

• Ledarens uppgift är att sätta riktningen och ramarna och sedan släppa taget. Den som försöker styra mot bestämda resultat förstör processen.
• Presentera lagen om två fötter, principerna och hur det går till med både allvar och humor.
• Ett möte där deltagarna skapar agendan men inte får välja fritt vilka samtal de går till är inte Open Space.
• Låt pausen efter att du visat den tomma väggen vara lagom lång. För kort och energin byggs inte upp, för lång och gruppen börjar diskutera själva processen.
• Skynda inte på sammanslagningar. Samtal som låter likadana är det ofta inte.
• Är nuläget, målet och stegen dit redan helt klara, till exempel vid införande av en känd rutin, passar Open Space inte.
• Utåtriktade personer har lättare att resa sig och föreslå ett ämne inför alla. Låt deltagarna fundera enskilt först.
• Leder du Open Space för första gången kan du öva med kollegor först.
• Open Space ger ett riktigt utbyte från ungefär 20 personer och fungerar för upp till flera hundra. Är ni 10 till 20 räcker Options Place, se Varianter.

5.0Varianter

Options Place

Ett kortare upplägg från Liberating Structures, en samling samtalsmetoder med färdiga steg, till exempel 1-2-4-All. Passar när gruppen bara har en session och 55 minuter till 1.5h, och varje samtal ska ledas med en av de färdiga metoderna i stället för fritt. Ni behöver: en agendatavla med platser för en till tre rundor, en station per samtal, lappar och blädderblock.

1. Introduktion, 1 minut. Säg: "Vilka brännande frågor eller viktiga ämnen vill ni utforska inom vårt tema? Låt oss bygga agendan tillsammans."
2. Skapa agendan, 5-20 minuter. Den som vill föreslå ett samtal skriver rubrik och namn på en lapp och sätter den på agendatavlan.
3. Egna agendor, 5 minuter. Deltagarna väljer samtal. De sammankallande förbereder sina stationer och skriver samtalets namn, sitt namn och vilken samtalsmetod ur Liberating Structures de ska använda på ett blädderblock.
4. Samtalen, en till tre rundor om cirka 15 minuter, totalt 30-50 minuter med byten. Facilitatorn signalerar när det är dags att byta.
5. Gemensam delning, 10 minuter. Några delar anteckningar och nästa steg från samtalen.

Två enkla regler: gå dit du lär dig något eller bidrar, och välj en samtalsmetod ur Liberating Structures för ditt samtal, till exempel 1-2-4-All.

6.0Efter sessionen

Samla dokumentationen från alla samtal i ett dokument och dela det direkt, helst innan deltagarna åker hem. Använd den för att prioritera frågor, bestämma nästa steg och fortsätta arbetet. 25/10 Crowdsourcing passar efter avslutet.