Projektstart

1.0Metoden passar när

• ett nytt projekt ska starta och gruppen behöver bli överens om riktning och struktur.
• projektets inriktning är beslutad, eftersom frågorna förutsätter att det finns ett projekt att beskriva.

2.0Förbered

• Pennor och papper eller anteckningsblock.
• En whiteboard eller ett blädderblock. Stå gärna runt den i stället för att sitta vid ett bord, så att energin och tempot hålls uppe.
• En dator för dokumentationen.
• Frågorna uppskrivna eller utskrivna så att alla ser dem.
• En parkeringsplats på väggen eller bordet, för punkter och frågor som inte hjälper till att besvara frågorna.

3.0Genomförande

1. Samla projektgruppen och gör en kort incheckning så att alla är närvarande, mentalt och fysiskt. Förklara att workshopen ger projektet tydlig struktur och riktning, att den går snabbt, och att gruppen diskuterar frågorna, skriver ner svaren på papper och sedan för över dem till ett delat dokument.
2. Visa parkeringsplatsen. Det som parkeras där tas upp efter sessionen.
3. Kom överens om hur lång tid ni har och dela den lika mellan frågorna. Med 1.5h och åtta frågor blir det cirka 10 minuter per fråga. Utse en sekreterare och en tidhållare, eller ta rollerna själv.
4. Gå igenom frågorna en i taget under den avsatta tiden:
   • Syfte: vad är projektets övergripande syfte? Uttryck det i en mening.
   • Önskat resultat: vilka specifika resultat ska finnas när projektet är klart? Sikta på två till fyra punkter.
   • Målgrupp och värde: vem gör ni projektet för, och vilket värde ger det dem? Högst tre punkter.
   • Roller: vem är med och vad ansvarar de för? Föreslagna roller är ledare som leder eller äger projektet, närmaste stöd till ledaren i det dagliga arbetet, kärngrupp som gör huvuddelen av arbetet, rådgivare som kärngruppen kan be om synpunkter, och beslutsfattare med ansvar för att godkänna projektet.
   • Milstolpar och budget: vad ska hända till när, och hur mycket pengar finns? I punktform på övergripande nivå.
   • Hur: hur ska gruppen arbeta tillsammans, kommunicera, fördela uppgifter, samarbeta och fatta beslut? Försök formulera cirka fem riktlinjer med en kort beskrivning var.
   • Kriterier för framgång och fiasko: hur ser framgång ut, och hur ser ett misslyckande ut? Fyra till fem punkter för var och en.
   • Kopplingar: vilka andra projekt hänger ihop med det här, och vilka dokument eller datakällor behöver gruppen ta hänsyn till? Lista kopplingarna med länkar till de viktigaste dokumenten.
5. Bestäm vem som sammanställer svaren i ett digitalt dokument som delas med gruppen. Ge projektledaren tillfälle att förtydliga det som behöver förtydligas.
6. Avsluta med en utcheckning där var och en säger vad deras nästa handling i projektet är.

4.0Tips

• Faciliteringsnivå: nybörjare. Bekvämlighetszon: trygg.
• Håll diskussionen fokuserad och målinriktad, och håll tiden per fråga.
• Använd parkeringsplatsen när diskussionen glider bort från frågan.

5.0Efter sessionen

• Gå igenom parkeringsplatsen och ta upp de parkerade punkterna.
• Låt dokumentet leva vidare och uppdateras när projektet utvecklas.
• Åtgärder från sessionen kan fördelas med en Vem, vad, när-matris.