Ecocycle Planning

1.0Metoden passar när

• ni vill se hela portföljen av aktiviteter eller relationer på en gång, hitta flaskhalsar, luckor i resurserna och möjligheter att gå vidare, och se det som kan avslutas för att frigöra resurser till nytt.
• ni behöver en gemensam anteckningsyta under strategisk planering, vill gå igenom en ansökan och tillsammans bestämma vad som ska strykas, eller planera förändringar i en persons eget liv.
• deltagare från alla nivåer och funktioner som berörs av arbetet är med.

2.0Förbered

• Ha en ecocykelmall: en liggande åtta, där födelse och mognad ligger i den ena slingan och kreativ förstörelse och förnyelse i den andra. Stelhetsfällan ligger mellan mognad och kreativ förstörelse, bristfällan mellan förnyelse och födelse.
• Sätt upp en stor mall på en öppen vägg, och ha en kopia till varje deltagare.
• Ha lappar, och en särskild färg för åtgärder. Ordna stolar i grupper om fyra.
• Bestäm om ni börjar med aktiviteter eller relationer, inte båda. Relationerna kan vara interna eller externa.
• Anpassa namnen på faserna efter sammanhanget. En grupp inom vården kanske förstår förnyelse, medan en grupp i näringslivet föredrar omorganisation.
• Online: använd en digital mall och digitala lappar, med breakout-rum. Det fungerar bäst på en stor skärm, eftersom det är svårt att flytta lappar på en telefon eller surfplatta.

3.0Genomförande

Cirka 1.5h, i par eller trior och sedan grupper om fyra.

1. Introduktion, 5 minuter. Säg: "Precis som levande organismer går våra aktiviteter och relationer igenom olika utvecklingsfaser. I dag ska vi sortera våra viktigaste aktiviteter i fyra faser och se vilka roller vi har i varje fas. Det hjälper oss att hitta flaskhalsar och möjligheter." Presentera faserna och vad som görs i var och en:
   • Födelse: åtgärder som skyndar på tillväxten.
   • Mognad: åtgärder som förlänger livet eller gör det mer effektivt.
   • Kreativ förstörelse: åtgärder som tar hand om det som har spelat ut sin roll.
   • Förnyelse: åtgärder som kopplar ihop kreativa personer och förbereder marken för nytt.
2. Gå igenom mallen med exempel, 5 minuter. Dela ut mallarna. Placera några välkända exempel på den gemensamma mallen med lappar. För ett återkommande möte, fråga: försöker vi fortfarande lista ut hur vi ska arbeta (födelse)? Har vi en bra rytm (mognad)? Är det dags att tänka om kring syftet eller formen (kreativ förstörelse)? Letar vi efter nya sätt att förbättra det (förnyelse)? Om gruppen inte är överens, dela upp saken i mindre delar. Om ni fortfarande inte är överens, placera den i båda faserna och återkom senare.
3. Enskild kartläggning, 10 minuter. Var och en listar de stora aktiviteterna, projekten och initiativen i gruppens portfölj som tar deras tid, och sätter lappar för dem på sin egen mall.
4. Jämför, 10 minuter. Deltagarna bildar grupper om två till tre och jämför sina mallar och var de har placerat sakerna.
5. Gemensam kartläggning, 15 minuter. Tillbaka i helgrupp lägger en person från varje grupp in gruppens lappar på den gemensamma mallen.
6. Reflektion och analys, 15 minuter. Fråga: vilka saker var vi överens om och vilka inte? Vad lär vi oss om hur vi hanterar vår portfölj? Vad betyder det för hur vi tar sakerna vidare?
7. Hitta fällorna, 15 minuter. Stelhetsfällan ligger mellan mognad och kreativ förstörelse: att hålla fast vid gamla sätt fast de inte fungerar. Bristfällan ligger mellan förnyelse och födelse: att inte satsa tillräckligt på nya idéer. Fråga: vad i stelhetsfällan behöver vi släppa? Vilka lovande idéer i bristfällan behöver vi satsa mer på? Vilka andra möjligheter ser vi?
8. Åtgärder i små grupper, 10 minuter. Deltagarna bildar grupper om fyra. För varje aktivitet som sitter i en fälla bestämmer de ett första steg för att flytta den framåt eller avsluta den, och sätter upp det på den gemensamma mallen med lappar i åtgärdsfärgen.
9. Nästa steg och avslut, 5 minuter. Bestäm tillsammans hur ofta ni ska återkomma till ecocykeln. Några delar vad de tar med sig.

4.0Tips

• Betona att placeringen ska visa hur det är nu, inte hur ni vill att det ska vara.
• Avfärda inte oenighet. Den kan leda till insikter.
• Låt gärna en person berätta om sitt arbete genom att gå igenom ecocykeln.

5.0Efter sessionen

Spara den gemensamma ecocykeln och återkom till den med den rytm gruppen bestämde. Flytta lapparna när portföljen förändras.